Une planification minutieuse peut réduire la terrible incertitude à laquelle nous sommes confrontés

Les deux dernières années ont vu les conditions commerciales les moins prévisibles dont la plupart d'entre nous se souviennent. Covid a jeté les plans de 2020 par la fenêtre et a rendu l'avenir totalement incertain depuis. Nous espérons, mais nous ne pouvons toujours pas en être sûrs, que les conditions reviendront à un certain degré de prévisibilité en 2022.

Et ce n'est qu'une source d'incertitude. Le risque politique augmente. L'Éthiopie est en guerre. L'Ukraine craint une invasion par la Russie, avec des conséquences économiques imprévisibles dans le monde entier. Notre bureau kenyan s'attend à ce que les affaires s'arrêtent alors que les clients se replient avant les élections d'août. Notre équipe sud-africaine garde un œil sur le conflit au sein du parti au pouvoir, alors que les gens craignent une répétition des émeutes ruineuses de juillet 2021.

Les entreprises doivent se préparer à l'inattendu en matière de politique, d'économie, de technologie, de météo, de santé et de changements soudains dans le paysage concurrentiel.

Ces risques externes se reflètent dans les risques internes. Un membre clé de l'équipe peut partir ou avoir un accident. Le logiciel peut être piraté. Si vous dépendez d'un seul équipement que vous ne pouvez pas réparer, comme l'a fait l'autorité des permis de conduire en Afrique du Sud, vous risquez de perdre votre capacité à fonctionner.

Une façon pour les entreprises de réduire l'incertitude consiste à analyser les risques chaque année et à prendre des mesures pour les atténuer. L'analyse des risques fait partie intégrante de la vie de l'entreprise - le personnel qualifié ou les consultants spécialisés suivent les modèles prescrits et font rapport au conseil d'administration.

Les petites entreprises peuvent manquer de ces ressources, mais nous constatons que même les très petites entreprises peuvent bénéficier de la description de scénarios de ce qui pourrait se produire à l'avenir et de la réalisation d'une simple analyse des risques organisationnels pour voir comment elles s'en sortiraient.

Parmi les risques externes. une question évidente est ce qui pourrait arriver à votre marché. Pendant le confinement, les restaurants ont perdu leur marché du jour au lendemain et ont dû trouver d'autres moyens de l'approvisionner. Ils étaient à leur tour des clients pour des entreprises qui fournissaient de la nourriture, du matériel et d'autres consommables.

Les fournisseurs peuvent également être une source de risque. Pendant les troubles civils, les entreprises peuvent ne pas être en mesure de s'approvisionner en matières premières, comme lorsque la N3 entre Durban et Johannesburg a été bloquée. Un jugement difficile est de savoir combien stocker les matériaux essentiels. Trop immobilise le capital et nécessite du stockage ; trop peu vous laisse bloqué si les fournisseurs sont touchés. Ainsi, une période de risque externe accru peut être le moment d'augmenter les stocks.

Les risques externes sont souvent difficiles à identifier, mais les petites entreprises, en particulier, peuvent bénéficier d'une analyse interne des risques. Dans quelle mesure mon entreprise est-elle prête à survivre à une crise ?

Le flux de trésorerie est bien sûr le premier endroit à regarder. Une entreprise peut échouer même lorsque les ventes sont dynamiques si les liquidités se tarissent. Cela peut arriver lorsque les clients se retrouvent dans l'incapacité de payer leurs commandes. Elle peut même se produire paradoxalement lorsque les ventes explosent, si le coût de production des services ou des biens est encouru avant que le paiement ne soit dû. Alors avez-vous accès au financement si vous avez besoin d'y puiser? Il est logique de mettre régulièrement de côté certains bénéfices dans un fonds de prévoyance.

Les entreprises doivent suivre l'évolution des comptes clients. Certains clients montrent des signes de stress ?

Lorsqu'une crise survient, la loyauté, l'engagement et la santé émotionnelle de l'équipe deviennent encore plus importants que d'habitude. Ainsi, les dirigeants avisés renforcent le moral pendant que les temps sont bons et créent une culture de confiance et de soutien mutuel. Ils planifient également les absences du personnel, par exemple en s'assurant que les membres de l'équipe peuvent effectuer les tâches les uns des autres.

Enfin, dans quelle mesure êtes-vous personnellement équipé pour faire face à une crise ? Les entrepreneurs qui réussissent sont résilients. Avant qu'une crise ne survienne, recherchez des éléments qui renforcent la résilience, comme des amis et une famille qui vous soutiennent, la foi dans l'importance de ce que vous faites et des habitudes personnelles de soutien comme une alimentation saine, suffisamment de sommeil et de l'exercice régulier.

Jonathan Cook est psychologue-conseil et président de l'African Management Institute. Il s'agit d'une chronique de coaching pour Business Day, publiée le 24 janvier 2022. (https://www.businesslive.co.za/bd/opinion/columnists/2022-01-24-jonathan-cook-careful-planning-is-the-one-certainty-to-counter-uncertainty/).